Cómo el Business Intelligence puede ayudar al éxito en tu proyecto

Luis Daniel Beauperthuy C.

Emprender un proyecto, bien sea un nuevo producto, una nueva empresa, el lanzamiento de una campaña o la mudanza de la oficina, estará sujeto a numerosas variables que determinarán cómo llegaremos al final del mismo.

Todos los proyectos consumen recursos y tiempo, ambos constituyen las variables fundamentales de su ejecución, dando por descontado que la calidad estará presente. El consumo de ambas de una manera eficiente es clave para llegar en buena forma al final del mismo. Hacer una buena planificación, pero sobre todo llevar un buen control de ambas variables es determinante en el éxito del proyecto.

Los sistemas de información son el medio para llevar toda la data de una empresa y sus proyectos, la complejidad de los mismos estará asociada a las necesidades de la empresa al igual que las formas de procesar la data contenida en dichos sistemas. En la actualidad se reconocen cuatro enfoques diferentes:

• Gestión de Datos: describe patrones de lo que ha sucedido.
• Analytics : aplica herramientas matemáticas para un exhaustivo análisis e interpretación de los datos haciendo predicciones generales y específicas
• Inteligencia de Negocios: Utiliza las dos anteriores y consolida los diferentes sistemas de información empresariales y presenta indicadores útiles para la toma de decisiones
• Big Data: cuando la cantidad de datos es muy grande y proviene de muy diferentes fuentes, el BI requiere de otras capacidades de procesamiento

En el caso de los startups, pymes o empresas medianas, el procesamiento de la data es relativamente sencillo y no requiere de sofisticadas herramientas de control, es por ello que la Inteligencia de Negocios o Business Intelligence se adecúa convenientemente a estos casos.

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¿Qué es el Business Intelligence o BI?

Si bien desde que existen los proyectos, existen formas de controlarlos, no hay duda de que las herramientas modernas han mejorado notablemente la capacidad de control.

La aplicación del Business Intelligence al control de proyectos, permite subir el nivel de control y lo acerca a la dirección del proyecto como nunca antes se había dispuesto, le brinda capacidad de interacción y lo muestra de manera eficiente.

•  El BI toma la data rústica de la base de la ejecución del proyecto y mediante el adecuado análisis de la misma produce indicadores que generan un conocimiento útil sobre lo que está sucediendo en el proyecto permitiendo a su vez que el usuario final pueda interactuar de manera efectiva con el reporte y lo visualice de diversas formas.

• Los Indicadores Claves del Proyecto (Key Performance Indicator KPI) se diseñan en función de lo que es relevante medir. Como se indicó arriba, en un proyecto es fundamental el control de los recursos y el tiempo por lo cual los KPI deben transmitir de una manera efectiva el comportamiento de los mismos durante la vida del proyecto.

Muchos KPI requieren una base comparativa para tener sentido, es por ello, que, al inicio del proyecto, en la fase de planificación, es importante establecer con claridad los indicadores fundamentales para determinar el comportamiento que deberán tener los mismos en el tiempo. La adecuada definición de los KPI es un aspecto crítico para el control del desempeño.

Los KPI deben versar sobre aspectos específicos del proyecto que sean además medibles y tener una meta realista que sea alcanzable, su información debe ser relevante para reflejar el desempeño y estar basados en el tiempo.

Consultoría de Business Intelligence

La utilidad de disponer de la data en forma de conocimiento constituye una herramienta gerencia muy apreciable al momento de la toma de decisiones. Utilizar la metodología BI es una forma directa de lograr ese conocimiento y es allí donde puede participar un profesional especializado en dicha metodología cuyos principios son transversales a los diferentes tipos de industrias.

Un Consultor BI en primer lugar se familiariza con los procesos propios de los procesos a la cual va a asistir, tal como lo requiere cualquier consultoría y de esa forma, partiendo del análisis de los datos internos, aporta la información relevante en forma de conocimiento para la mejor toma de una serie de decisiones de la empresa.

El Consultor BI:

• Plantea un modelo sobre los datos que permite el reconocimiento de patrones.
• Procesa los patrones y los convierte en conocimiento reconocible
• Desarrolla y monitorea los KPI
• Elabora reportes con la interpretación de la información y señala desviaciones
• Genera recomendaciones sobre la base del análisis realizado con miras a cumplir los objetivos de la organización

Las herramientas computacionales disponibles para la aplicación del Business Intelligence son cada vez más amigables. Su flexibilidad permite atender proyectos y organizaciones pequeñas con la misma calidad que a los de mayor envergadura, manteniendo la capacidad de hacer predicciones adecuadas para aplicar correctivos tempranos. De esta manera, es posible en proyectos pequeños o medianos desarrollar un control sofisticado con poco esfuerzo.

Mediante la adecuada concepción de los KPI, los mismos se convierten en una herramienta perfectamente adaptada para la consultoría a distancia del control de avance de los proyectos. Se diseñan las planillas para captar de manera eficiente y objetiva la data que se procesará mediante el Business Intelligence y se envían los reportes que contienen el análisis de esa data y la generación del conocimiento del estado del proyecto.

Ambientes como el generado por Woki, que permiten la consultoría a distancia, son plataformas ideales para la aplicación de las herramientas promovidas por el Business Intelligence.